Що ви бачите, зайшовши до будь-якої тренажерної зали чи спортивного клубу? Велика кількість дзеркал. І це недарма. Дзеркала виконують важливу функцію – допомагають побачити, чи правильно людина виконує вправу, тобто служать для оцінки якості та безпеки виконання вправ. Насправді дзеркала – це засіб візуального контролю: спостереження за процесом і результатом.

Зайшовши в офіс, можна побачити людей, що скрючилися над столом. Те саме можна спостерігати і на виробництві. Як персонал або їх керівник можуть визначити, чи правильно вони виконують свою роботу, чи тією роботою вони зайняті, яка важлива? Як зрозуміти те, що робота виконується настільки добре, наскільки можливо?

Відсутність візуального контролю вимагає проведення регулярних звітів і нарад, забираючи час, який можна було витратити на поліпшення. Контроль – це втрати. До того ж, контролювати постфактум — все одно, що керувати автомобілем дивлячись у дзеркало заднього виду.

Роль дзеркала для поточної оцінки стану справ в офісі та на виробничому майданчику покликані виконувати дошки візуалізації або канбан-дошки. Ідея канбан-дощок проста – візуалізувати стадії виконання завдань і прогрес їх виконання. Таким чином, кожен може оцінити швидкість та обсяг виконання конкретної задачі або кількох відразу. Їх можна використовувати для простих завдань та для складних проектів. Вони відрізнятимуться ступенем деталізації та кількістю елементів.

Що таке дошка Канбан?

Kanban board, або канбан-дошка – інструмент візуалізації, який дозволяє оптимізувати та контролювати виконання роботи. Візуалізація робочого процесу, потоку або проекту за допомогою канбан-дошки забезпечує:

— фокусування уваги на важливих етапах роботи, а також на існуючих проблемах;
— Швидку оцінку поточного стану справ;
— узгодженість дій;
— збільшення швидкості та результативності.

Візуалізація всіх етапів та елементів в одному місці, на дошці, зводить до мінімуму час, що витрачається на складання та обробку звітності, а також час, що витрачається на регулярні наради. Мета Канбан – обмежити (скоротити) об’єм незавершеної роботи в процесі або потоці до рівня, що відповідає можливостям. Тобто оптимізувати інформаційний трафік.

Приклад дошки візуалізації показаний на малюнку нижче. По горизонталі відбиваються стадії роботи (конкретного процесу, потоку чи проекту): зробити, робимо, і зроблено. Це дуже близько до циклу PDCA. Більше складне уявлення просто підвищує ступінь деталізації. Канбан-системи прості за конструкцією та згинання за своєю природою.

Елементи Канбан-дошки

Основні елементи та зони дошки візуалізації такі:

• Стовпці – представляють конкретні кроки процесу
• Додаткові стовпці (підстовпці) дозволяють точно передати алгоритм конкретної роботи. Наприклад, послідовність операцій у процесі.
• Картки — являють собою робочі елементи, що проходять через процес.

Кожен стовпець відбиває етап процесу. Стовпці розташовуються в логічній послідовності робіт ліворуч, починаючи від «ЗРОБИТИ» і закінчуючи «ЗРОБЛЕНО». Деталізуючи етап «ЗРОБИТИ», можна розділити його на «Завдання з високим пріоритетом» та «Без пріоритету». Етап «РОБИМО» можна розбити на планування, розробку, тестування, запуск і т.д. А етап «ЗРОБЛЕНО» — на «готово до відвантаження» та «відвантажено».

Горизонтальні лінії, колонки, можуть використовуватися для представлення кількох проектів з однаковою послідовністю етапів і одночасно реалізуються в команді або організації. Це дозволить керувати кількома проектами в одному місці, при цьому розрізняючи прогрес по кожному проекту.

Лицьова сторона картки містить все, що допомагає зрозуміти ідентифікувати роботу і відповідає на питання що, хто і коли (назва роботи, виконавець і дата виконання). Зворотний бік містить інформацію про подробиці роботи (безпосередній її опис чи посилання документи у тому, як її виконати і який має бути результат). Колір та форму карток використовують для візуальної відзнаки.

Правила Канбан

Важливо правильно визначити ліміти за кількістю карток, що знаходяться одночасно в одному стовпчику або стовпчику. Ці ліміти встановлюються, виходячи з можливостей виконувати завдання у встановлені терміни. Іноді баланс між бажаним та можливим знайти вдається не відразу; доведеться чітко визначити час і ресурси для виконання кожного завдання. Робота, що повторюється, має бути стандартизована, тобто, мати СОП.

При організації канбан-дощок варто враховувати, що коли ви робите матеріальну продукцію, ви можете побачити увесь потік виробництва, окремий процес і кожну операцію. Наприклад, на складальній лінії. Якщо в такій системі є вузьке місце, де накопичується робота, ви відразу розумієте де шукати проблему. Але коли ваша робота не відчутна (послуги, розробка програмного забезпечення, маркетинговий проект) — самі процеси, і вузькі місця в них менш очевидні.

При використанні досок Канбан, дотримуйтесь наступних правил:

• Обмежте кількість незавершених завдань (WIP, робота у процесі). Тобто, не додавайте нові завдання, доки не зроблено існуючих. Що менше WIP, то просування завдань буде швидшим і тим більше збалансованою буде вся система (потік).
• Досить детально візуалізуйте процеси. Кожне завдання має бути на дошці, а його статус має своєчасно оновлюватись.
• Фокусуйте на незавершених завданнях. Розберіться з причинами їх “зависання”.
• Працюйте над оптимізацією та покращеннями безперервно. Наприклад, канбан-дошка прижилася у вас як засіб щоденного керування і досягнуть балансу в робочому навантаженні. Починаючи з цього моменту, спостерігайте за системою та думайте над тим, що ще можна покращити. Поліпшення робіть в порядку пріоритету: простіше, швидше, краще і дешевше, тобто “простіше” має вищий пріоритет, ніж “дешевше”.
• Працюйте над покращеннями в команді та поважайте думку всіх її членів.

Дошка візуального контролю дозволяє побачити стан справ у будь-який час будь-яким співробітником. Таким чином, інформаційний потік стає кращим і можна скоротити час нарад до розумного мінімуму. Крім того, у більшості компаній контроль інформаційного потоку – хворе місце. Інформація губиться. І важливою перевагою дощок візуального контролю є поліпшення інформаційного потоку.

Але, для того, щоб дійсно приносити користь, дошка візуалізації має бути читабельною і гранично простий у використанні. Також важливо визначитися зі ступенем деталізації – робота має бути розбита на такі завдання, щоб було помітно щоденний прогрес, інакше дошка втратить свою цінність. У деяких компаніях канбан-дошки не приживаються. Зазвичай це відбувається через низьку зацікавленість у такому інструменті управління керівника. Тому і персонал втрачає до нього інтерес, вважаючи це марнуванням часу. Перевірити, наскільки ефективна дошка візуального контролю дуже просто. Достатньо підвести до неї людину збоку. Якщо він зрозуміє те, про що має інформувати дошка без додаткових пояснень – мети досягнуто.

Візуальне управління – це відмінний спосіб зробити процеси компанії видимими, щоб швидко оцінити безпеку, швидкість та якість роботи; згуртувати людей навколо ясних цілей і, вносячи необхідні корективи, разом рухатися до досконалості.

Візуальне управління у Ощадливому виробництві

«Використовуй візуальний контроль, щоб жодна проблема не залишилася непоміченою» — один із постулатів менеджменту компанії Toyota. Справді, проблеми легше усувати, коли вони на увазі. Під візуальним управлінням розуміють розташування всіх інструментів, деталей, стадій виробництва та інформації про результативність роботи організації так, щоб вони були добре видно, і щоб будь-який учасник процесу з першого погляду міг оцінити стан системи.

Слід зазначити, що канбан-дошки є лише одним із інструментів візуального управління, яке починається з організації роботи за системою 5С — першим та основним кроком до Ощадливого виробництва. Його можна зробити без допомоги експертів самостійно. Скористайтеся нашим відео-курсом Система 5С. Візуальне керування виробництвом для цього.