Обучение и консалтинг в области операционного менеджмента

Канбан-доски и визуальное управление в LEAN

Дата последней редакции:
29 ноября, 2021
Тема записи:
5S, Kanban, Визуальное управление
Краткое содержание публикации:
Визуализация обеспечивает прозрачность, быстрый внешний и внутренний контроль рабочих процессов. Канбан-доски — хороший тому пример.

Что вы видите, зайдя в любой тренажерный зал или спортивный клуб? Большое количество зеркал. И это неспроста. Зеркала выполняют важную функцию – помогают увидеть, правильно ли человек выполняет упражнение, то есть, служат для оценки качества и безопасности выполнении упражнений. По сути зеркала – это средство визуального контроля: наблюдения за процессом и результатом.

Зайдя в офис, можно увидеть людей, скрючившихся над столом. То же можно наблюдать и на производстве. Как персонал или их руководитель, могут определить, правильно ли они выполняют свою работу, той ли работой они заняты, которая важна? Как понять то, что работа выполняется настолько хорошо, насколько возможно?

Отсутствие визуального контроля, требует проведения регулярных отчетов и совещаний, отнимая время, которое можно было потратить на улучшения. Контроль — это потери. К тому же, контролировать постфактум — все равно что управлять автомобилем глядя в зеркало заднего вида.

Роль зеркала для текущей оценки состояния дел в офисе и на производственной площадке призваны выполнять доски визуализации, или канбан-доски. Идея канбан-досок проста — визуализировать стадии выполнения задач и прогресс их выполнения. Таким образом, каждый может оценить скорость и объем выполнения конкретной задачи или нескольких сразу. Их можно использовать для простых задач и для сложных проектов. Они будут отличаться степенью детализации и количеством элементов.

Что такое доска Канбан?

Kanban board, или канбан-доска — инструмент визуализации, который позволяет оптимизировать и контролировать выполнение работы. Визуализация рабочего процесса, потока или проекта с помощью канбан-доски обеспечивает:

— фокусировку внимание на важных этапах работы, а также на существующих проблемах;
— быструю оценку текущего положения дел;
— согласованность действий;
— увеличение скорости и результативности.

Визуализация всех этапов и элементов в одном месте, на доске, сводит к минимуму время, затрачиваемое на составление и обработку отчетности, а также время, затрачиваемое на регулярные совещания. Цель Канбан — ограничить (сократить) объем незавершенной работы в процессе или потоке до уровня, соответствующего возможностям. То есть, оптимизировать информационный трафик.

Пример доски-визуализации показан на рисунке ниже. По горизонтали отражаются стадии работы (конкретного процесса, потока или проекта): сделать, делаем, и сделано. Это очень близко по смыслу к циклу PDCA. Более сложное представление просто повышает степень детализации. Канбан-системы просты по конструкции и гибки по своей природе.

Элементы Канбан-доски

Основные элементы и зоны доски визуализации следующие:

  • Столбцы — представляют конкретные шаги процесса
  • Дополнительные столбцы (подстолбцы) — позволяют точно передать алгоритм конкретной работы. Например, последовательность операций в процессе.
  • Карточки — представляют рабочие элементы, проходящие через процесс.

Каждый столбец отражает этап процесса. Столбцы располагаются в логической последовательности работ слева направо, начиная от «СДЕЛАТЬ» и заканчивая «СДЕЛАНО». Детализируя этап «СДЕЛАТЬ», можно разделить его на «Задачи с высоким приоритетом» и «Без приоритета». Этап «ДЕЛАЕМ» можно разбить на планирование, разработку, тестирование, запуск и т.д. А этап «СДЕЛАНО» — на «готово к отгрузке» и «отгружено».

Горизонтальные линии, колонки, могут использоваться для представления нескольких проектов с одинаковой последовательностью этапов и реализуемых одновременно в команде или организации. Это позволит управлять несколькими проектами в одном месте, при этом, различая прогресс по каждому проекту.

Лицевая сторона карточки содержит все, что помогает понять идентифицировать работу и отвечает на вопросы что, кто и когда (название работы, исполнитель и дата выполнения). Обратная сторона содержит информацию о подробностях работы (непосредственное ее описание или ссылки на документы о том, как ее выполнить и каков должен быть результат). Цвет и форму карточек используют для визуального отличия.

Правила Канбан

Важно правильно определить лимиты по количеству карточек, находящихся одновременно в одном столбце или подстолбце. Эти лимиты устанавливаются исходя из возможностей выполнять задачи в установленные сроки. Иногда баланс между желаемым и возможным найти удается не сразу; прийдется четко определить время и ресурсы для выполнения каждой задачи. Повторяющаяся работа должна быть стандартизирована, то есть, иметь СОП.

При организации канбан-досок стоит учитывать, что когда вы производите материальную продукцию, вы можете увидеть весь поток производства, отдельный процесс и каждую операцию. Например, на сборочной линии. Если в такой системе есть узкое место, в котором накапливается работа, вы сразу понимаете где искать проблему. Но когда ваша работа не осязаема (услуги, разработка ПО, маркетинговый проект) — сами процессы, и узкие места в них, менее очевидны.

При использовании досок Канбан, следуйте следующим правилам:

  • Ограничьте количество незавершенных задач (WIP, работа в процессе). То есть, не добавляйте новые задачи, пока не сделаны существующие. Чем меньше WIP, тем продвижение задач будет быстрее и тем более сбалансированной будет вся система (поток).
  • Достаточно подробно визуализируйте процессы. Каждая задача должна быть на доске, а её статус должен своевременно обновляться.
  • Фокусируйтесь на незавершенных задачах. Разберитесь с причинами их «зависания».
  • Работайте над оптимизацией и улучшениями непрерывно. Например, канбан-доска прижилась у вас как средство ежедневного управления и достигнут баланс в рабочей нагрузке. Начиная с этого момента, наблюдайте за системой и думайте над тем, что еще можно улучшить. Улучшения производите в порядке приоритета: проще, быстрее, лучше и дешевле, то есть «проще» имеет более высокий приоритет, чем «дешевле».
  • Работайте над улучшениями в команде и уважайте мнение всех её членов.

Доска визуального контроля позволяет увидеть положение текущих дел в любое время любым сотрудником. Таким образом, информационный поток становится лучше и можно сократить время совещаний до разумного минимума. Кроме того, в большинстве компаний контроль информационного потока — больное место. Информация теряется. И немаловажным преимуществом досок визуального контроля является улучшение информационного потока.

Но, для того, чтобы действительно приносить пользу, доска визуализации должна быть читабельной и предельно простой в использовании. Также важно определиться со степенью детализации – работа должна быть разбита на такие задания, чтобы был заметен ежедневный прогресс, иначе доска потеряет свою ценность. В некоторых компаниях канбан-доски не приживаются. Обычно это происходит по причине низкой заинтересованности в таком инструменте управления руководителя. Поэтому и персонал теряет к нему интерес, считая это пустой тратой времени. Проверить, насколько эффективна доска визуального контроля, очень просто. Достаточно подвести к ней человека со стороны. Если он поймет то, о чем должна информировать доска без дополнительных объяснений – цель достигнута.

Визуальное управление — это отличный способ сделать процессы компании видимыми, чтобы быстро оценить безопасность, скорость и качество работы; сплотить людей вокруг ясных целей, и, внося необходимые коррективы, вместе двигаться к совершенству.

Визуальное управление в Бережливом производстве

«Используй визуальный контроль, чтобы ни одна проблема не осталась незамеченной» — один из постулатов менеджмента компании Тойота. Действительно, проблемы легче устранять, когда они на виду. Под визуальным управлением понимают расположение всех инструментов, деталей, стадий производства и информации о результативности работы организации так, чтобы они были хорошо видимы, и чтобы любой участник процесса с первого взгляда мог оценить состояние системы.

Следует отметить, что канбан-доски являются лишь одним из инструментов визуального управления, которое начинается с организации работы по системе 5С — первому и основному шагу к Бережливому производству. Его можно сделать без помощи экспертов самостоятельно.Воспользуйтесь нашим видео-курсом Система 5С. Визуальное управление производством для этого.

Понравилась публикация? Поделитесь ею с друзьями одним кликом...
Поделиться в facebook
Facebook
Поделиться в linkedin
LinkedIn
Поделиться в twitter
Twitter
Поделиться в telegram
Telegram
Поделиться в whatsapp
WhatsApp

Получите программу Lean трансформации!

Вы узнаете не только о наших услугах, но и получите полное представление о необходимых изменениях в операционной деятельности и культуре организации на пути к Бережливому производству. Заполните все поля формы и получите PDF файл программы на указанный почтовый ящик.