Прості приклади застосування Канбан в офісі
Система Канбан – велика допомога для виробництва. Вона забезпечить постійну доступність запасів без надлишку. Але застосовувати її можна і для найпростіших завдань. Розглянемо найпростішу систему закупівлі офісних розхідників — так званий трикутник канбан. Її основна – забезпечити постійну наявність потрібних в офісі речей у розумній кількості. Застосувавши її у себе, ви продемонструєте на простому прикладі як це працює, доведете її ефективність і розвинете корисну для роботи звичку.
Принцип поповнення товарів для офісу схожий на те, що відбувається у виробництві. Болячки загальні: щось закінчується в самий непідходящий момент, на доставку треба деякий час, можливі затримки, можливі труднощі з бюджетом для закупівлі. Головна проблема — розхідник потрібний зараз, але його немає.
Давайте попрацюємо з інформаційним потоком. Складнощів нам не треба. Все має бути просто та зрозуміло. Головне – вирішити проблему своєчасної наявності. Наприклад візьмемо кулькові ручки. Як правило, в офіс купують кілька упаковок відразу. Прикріпіть до останньої кольорову картку з написом:
ОФІС-МЕНЕДЖЕРУ:
Замовити чотири коробки кулькових ручок синього кольору. BiC Orange Original Line, 20 шт/уп.
Навчіться самостійно проектувати системи керування запасами на основі Канбан!
Завітайте до нашого тренінгу, на якому під керівництвом досвідчених експертів ви отримаєте не тільки теоретичні знання, а й практичний досвід!
Той, хто відкриє останню коробку, нехай покладе канбан-карту на стіл офіс-менеджеру. Так йому стане відомо, що настав час замовляти. Він це зробить і при постачанні на склад, знову прикріпить цю канбан-карту на останню коробку. Усі в офісі мають знати про цю систему. У результаті: авралу немає, офіс-менеджер при справі і зайвих слів не треба. Відкотивши таку систему впродовж двох-трьох місяців, ви вже не захочете без неї працювати. Усім подобається, коли є папір, є ручки і олівці, є потрібні картріджи для принтерів і робота не стоїть. “Вишнею на торті” буде постійна наявність води, кави і вершків, чаю, цукру в кубиках або стиках для співробітників. А коли до вас прийдуть клієнти, секретареві не доведеться кулею летіти до найближчого продуктового за мінералкою і печивом до чаю до кімнати переговорів. Вона, без зайвої метушні, впевнено та посміхаючись гостям, зробить усі приготування. В офісі все під контролем! Отже, і в іншій роботі так само. Гарний сигнал для гостей.
Канбан-карти можна зробити для усіх значимих для нормальної роботи витратних матеріалів. Кількість запасів, зазначена у них, має покривати потребу на період часу, необхідний для поповнення. У виробництві такі системи одинарних канбан-карт часто називають канбан-трикутниками за їхню форму. Ось так він може виглядати:
Той, хто відкриє останню коробку, нехай покладе канбан на стіл офіс-менеджеру. Так йому стане відомо, що настав час замовляти. Він це зробить і при постачанні на склад, знову прикріпить цю картку на останню коробку. Усі в офісі мають знати про цю систему. У результаті: авралу немає, офіс-менеджер при справі і зайвих слів не треба. Відкотивши таку систему впродовж двох-трьох місяців, ви вже не захочете без неї працювати. Усім подобається, коли є папір, є ручки і олівці, є потрібні картріджи для принтерів і робота не стоїть. “Вишнею на торті” буде постійна наявність води, кави і вершків, чаю, цукру в кубиках або стиках для співробітників. А коли до вас прийдуть клієнти, секретареві не доведеться кулею летіти до найближчого продуктового за мінералкою і печивом до чаю до кімнати переговорів. Вона, без зайвої метушні, впевнено та посміхаючись гостям, зробить усі приготування. В офісі все під контролем! Отже, і в іншій роботі так само. Гарний сигнал для гостей.
Що це дасть і що далі?
Звичайно, якщо у вас в офісі звикли ставити офіс-менеджера перед фактом, витрачати його час (своє, або час офісного водія і бензин) для авральних поїздок, і вас це влаштовує, то вам навряд чи потрібна канбан система і на виробництві. Але для тих, кому це цікаво, це відмінний спосіб навчитися плануванню на елементарному прикладі, зрозуміти, що таке інформаційний і матеріальний потік, і як одно управляє іншим. Тобто створити мініатюрну стандартизовану систему постачання. Такі прості в реалізації речі, як ця, допоможуть вам зробити перші кроки. При реалізації складніших систем у виробництві, ніхто вже не питатиме навіщо і чи ефективно це новаторство.
Сподіваємось, це зробить ваше життя та роботу простіше, позбавить причин для зіпсованого настрою, заощадить час та бюджет, оберігаючи від надмірних покупок. А також зробить витрати на закупівлю прогнозованішими. Головне – перейти від теорії до практики!
А далі ми розповімо про те,що необхідно для реалізації Канбан-системи у виробництві.