Обучение и консалтинг в области операционного менеджмента

Система Канбан в офисе. Просто и эффективно!

Дата последней редакции:
29 ноября, 2021
Тема записи:
Kanban
Краткое содержание публикации:
Прежде чем реализовывать систему Канбан в производстве, можно опробовать её эффективность на более простых кейсах. Например, на офисных закупках.

Простые примеры применения Канбан в офисе

Система Канбан — большая помощь для производства. Она обеспечит постоянную доступность запасов без излишка. Но применять её можно и для более простых задач. Рассмотрим самую простую систему для закупки офисных расходников — так называемый треугольник канбан. Её основная — обеспечить постоянное наличие нужных в офисе вещей в разумном количестве. Применив её у себя, вы продемонстрируете на простом примере как это работает, докажете её эффективность и разовьете полезную для работы привычку.

принцип канбан

Принцип пополнения товаров для офиса похож на то, что происходит в производстве. Болячки общие: что-то заканчивается в самый неподходящий момент, на доставку нужно некоторое время, возможны задержки, возможны трудности с бюджетом для закупки. Главная проблема — расходник нужен сейчас, но его нет.

Давайте поработаем с информационным потоком. Сложностей нам не нужно. Все должно быть просто и понятно. Главное — решить проблему своевременного наличия. Для примера возьмем шариковые ручки. Обычно, в офис покупают несколько упаковок сразу. Прикрепите к последней цветную карту с надписью:

ОФИС-МЕНЕДЖЕРУ:
Заказать четыре коробки шариковых ручек синего цвета. BiC Orange Original Line, 20 шт/уп.

канбан в офисе

Тот, кто откроет последнюю коробку — пусть положит карту на стол офис-менеджеру. Так ему станет известно, что пора заказывать. Он это сделает и при поставке на склад, снова прикрепит эту карту на последнюю коробку. Все в офисе должны знать об этой системе. В итоге: аврала нет, офис-менеджер при деле и лишних слов не нужно. Откатав такую систему в течение двух-трех месяцев, вы уже не захотите без неё работать. Всем нравится, когда есть бумага, есть ручки и карандаши, есть нужные картриджи для принтеров и работа не стоит. «Вишенкой на торте» будет постоянное наличие воды, кофе и сливок, чая, сахара в кубиках или стиках для сотрудников. А когда к вам придут клиенты, секретарю не придется пулей лететь к ближайшему продуктовому за минералкой и печеньем к чаю в комнату переговоров. Она, без лишней суеты, уверенно и улыбаясь гостям, сделает все приготовления. В офисе все под контролем! Следовательно, и в остальной работе так же. Хороший сигнал для гостей.

Канбан-карточки можно сделать для всех значимых для нормальной работы расходных материалов. Количество запасов, указанное в них, должно покрывать потребность на период времени, необходимый для пополнения. В производстве такие системы одинарных канбан-карт часто называют канбан-треугольниками за их форму. Вот так он может выглядеть:

Тот, кто откроет последнюю коробку — пусть положит карту на стол офис-менеджеру. Так ему станет известно, что пора заказывать. Он это сделает и при поставке на склад, снова прикрепит эту карту на последнюю коробку. Все в офисе должны знать об этой системе. В итоге: аврала нет, офис-менеджер при деле и лишних слов не нужно. Откатав такую систему в течение двух-трех месяцев, вы уже не захотите без неё работать. Всем нравится, когда есть бумага, есть ручки и карандаши, есть нужные картриджи для принтеров и работа не стоит. «Вишенкой на торте» будет постоянное наличие воды, кофе и сливок, чая, сахара в кубиках или стиках для сотрудников. А когда к вам придут клиенты, секретарю не придется пулей лететь к ближайшему продуктовому за минералкой и печеньем к чаю в комнату переговоров. Она, без лишней суеты, уверенно и улыбаясь гостям, сделает все приготовления. В офисе все под контролем! Следовательно, и в остальной работе так же. Хороший сигнал для гостей.

Что это даст и что дальше?

Конечно, если у вас в офисе привыкли ставить офис-менеджера перед фактом, тратить его время (свое, или время офисного водителя и бензин) для авральных поездок, и вас это устраивает, то вам вряд ли нужна канбан система и на производстве. Но для тех. кому это интересно, это отличный способ научиться планированию на элементарном примере, понять, что такое информационный и материальный поток, и как одно управляет другим. То есть, создать миниатюрную стандартизированную систему снабжения. Такие простые в реализации вещи как эта, помогут вам сделать первые шаги. При реализации более сложных систем в производстве, никто уже не будет спрашивать зачем и эффективно ли это новаторство.

Надеемся, это сделает вашу жизнь и работу проще, лишит причин для испорченного настроения, сэкономит время и бюджет, предохраняя от чрезмерных покупок. А также, сделает расходы на закупку более прогнозируемыми. Главное — перейти от теории к практике!

А дальше мы расскажем о том, что нужно для реализации Канбан-системы в производстве.

Понравилась публикация? Поделитесь ею с друзьями одним кликом...
Поделиться в facebook
Facebook
Поделиться в linkedin
LinkedIn
Поделиться в twitter
Twitter
Поделиться в telegram
Telegram
Поделиться в whatsapp
WhatsApp

Получите программу Lean трансформации!

Вы узнаете не только о наших услугах, но и получите полное представление о необходимых изменениях в операционной деятельности и культуре организации на пути к Бережливому производству. Заполните все поля формы и получите PDF файл программы на указанный почтовый ящик.