Простые примеры применения Канбан в офисе
Система Канбан — большая помощь для производства. Она обеспечит постоянную доступность запасов без излишка. Но применять её можно и для более простых задач. Рассмотрим самую простую систему для закупки офисных расходников — так называемый треугольник канбан. Её основная — обеспечить постоянное наличие нужных в офисе вещей в разумном количестве. Применив её у себя, вы продемонстрируете на простом примере как это работает, докажете её эффективность и разовьете полезную для работы привычку.
Принцип пополнения товаров для офиса похож на то, что происходит в производстве. Болячки общие: что-то заканчивается в самый неподходящий момент, на доставку нужно некоторое время, возможны задержки, возможны трудности с бюджетом для закупки. Главная проблема — расходник нужен сейчас, но его нет.
Давайте поработаем с информационным потоком. Сложностей нам не нужно. Все должно быть просто и понятно. Главное — решить проблему своевременного наличия. Для примера возьмем шариковые ручки. Обычно, в офис покупают несколько упаковок сразу. Прикрепите к последней цветную карту с надписью:
ОФИС-МЕНЕДЖЕРУ:
Заказать четыре коробки шариковых ручек синего цвета. BiC Orange Original Line, 20 шт/уп.
Посетите наш тренинг, на котором под руководством опытных экспертов вы получите не только теоретические знания, но и практический опыт!
Тот, кто откроет последнюю коробку — пусть положит канбан-карту на стол офис-менеджеру. Так ему станет известно, что пора заказывать. Он это сделает и при поставке на склад, снова прикрепит эту канбан-карту на последнюю коробку. Все в офисе должны знать об этой системе. В итоге: аврала нет, офис-менеджер при деле и лишних слов не нужно. Откатав такую систему в течение двух-трех месяцев, вы уже не захотите без неё работать. Всем нравится, когда есть бумага, есть ручки и карандаши, есть нужные картриджи для принтеров и работа не стоит. «Вишенкой на торте» будет постоянное наличие воды, кофе и сливок, чая, сахара в кубиках или стиках для сотрудников. А когда к вам придут клиенты, секретарю не придется пулей лететь к ближайшему продуктовому за минералкой и печеньем к чаю в комнату переговоров. Она, без лишней суеты, уверенно и улыбаясь гостям, сделает все приготовления. В офисе все под контролем! Следовательно, и в остальной работе так же. Хороший сигнал для гостей.
Канбан-карты можно сделать для всех значимых для нормальной работы расходных материалов. Количество запасов, указанное в них, должно покрывать потребность на период времени, необходимый для пополнения. В производстве такие системы одинарных канбан-карт часто называют канбан-треугольниками за их форму. Вот так он может выглядеть:
Тот, кто откроет последнюю коробку — пусть положит канбан на стол офис-менеджеру. Так ему станет известно, что пора заказывать. Он это сделает и при поставке на склад, снова прикрепит эту карту на последнюю коробку. Все в офисе должны знать об этой системе. В итоге: аврала нет, офис-менеджер при деле и лишних слов не нужно. Откатав такую систему в течение двух-трех месяцев, вы уже не захотите без неё работать. Всем нравится, когда есть бумага, есть ручки и карандаши, есть нужные картриджи для принтеров и работа не стоит. «Вишенкой на торте» будет постоянное наличие воды, кофе и сливок, чая, сахара в кубиках или стиках для сотрудников. А когда к вам придут клиенты, секретарю не придется пулей лететь к ближайшему продуктовому за минералкой и печеньем к чаю в комнату переговоров. Она, без лишней суеты, уверенно и улыбаясь гостям, сделает все приготовления. В офисе все под контролем! Следовательно, и в остальной работе так же. Хороший сигнал для гостей.
Что это даст и что дальше?
Конечно, если у вас в офисе привыкли ставить офис-менеджера перед фактом, тратить его время (свое, или время офисного водителя и бензин) для авральных поездок, и вас это устраивает, то вам вряд ли нужна канбан система и на производстве. Но для тех, кому это интересно, это отличный способ научиться планированию на элементарном примере, понять, что такое информационный и материальный поток, и как одно управляет другим. То есть, создать миниатюрную стандартизированную систему снабжения. Такие простые в реализации вещи как эта, помогут вам сделать первые шаги. При реализации более сложных систем в производстве, никто уже не будет спрашивать зачем и эффективно ли это новаторство.
Надеемся, это сделает вашу жизнь и работу проще, лишит причин для испорченного настроения, сэкономит время и бюджет, предохраняя от чрезмерных покупок. А также, сделает расходы на закупку более прогнозируемыми. Главное — перейти от теории к практике!
А дальше мы расскажем о том, что нужно для реализации Канбан-системы в производстве.