Зміст
Вирішення проблем методом A3 – це структурований підхід до вирішення проблем та постійного вдосконалення, вперше застосований у Toyota і зазвичай застосовуваний практиками Ощадливого виробництва. Він забезпечує просту та сувору процедуру, яка допомагає працівникам самостійно вирішувати проблеми. У цьому підході зазвичай використовується один аркуш паперу формату A3, що є джерелом його назви.
Структура звіту А3
Звіт А3 як документ не має чіткого стандарту. Ви можете складати його у відповідність до своїх вимог, але логіка документа повинна відповідати методології ефективного вирішення проблем. Ми пропонуємо наступну структуру цього звіту, засновану на циклі PDCA:
1. Формулювання проблеми;
2. Опис поточного стану;
3. Опис цільового стану;
4. Планування дій;
5. Виконання причинно-наслідкового аналізу;
6. Розробка контрзаходів;
7. Реалізація контрзаходів;
8. Розробка та затвердження нового стандарту з урахуванням змін
Приблизно так може виглядати структура звіту А3:
Спочатку потрібно чітко описати проблему та кінцеву мету (п. 1-3). Проблема і мета мають бути вимірними. При постановці завдання дуже важливо розуміти, який показник хочемо поліпшити. Рішення має впливати на KPI, інакше наші зусилля щодо вирішення проблеми – це втрати. Різниця між поточним рівнем показника та бажаним – це, по суті, і є проблема. Якщо ви не можете виміряти те, що намагаєтеся покращити, ви не зможете визначити, чи працюєте ви з корінною причиною проблеми, чи просто боретеся з її симптомами.
Якщо ви зіткнулися з комплексною проблемою в системі, то вирішити одним махом не вдасться. І у таких ситуаціях метод А3 вам не допоможе. Краще розділити її на частини, і скласти звіт А3 для кожної частини окремо, тобто мережу, “з’їсти слона частинами”.
Коли проблему визначено, потрібно сформувати план роботи та переходити до аналізу (п. 4-5) — шукати корінні причини їх виникнення. Усунення саме причин допоможе уникнути рецидиву в майбутньому, інакше, ви прирікаєте себе на нескінченне вирішення однієї і тієї ж проблеми.
Для кожної причини (а їх може бути декілька) необхідно знайти контрзаходи (6-7). При їх визначенні, потрібно звертати увагу на вартість рішення, ризики, ступінь впливу, тобто, чи “варта гра свічок”. Тому враховуйте наявність ресурсів. Не забувайте, що мета полягає у практичній реалізації та ефекті, а не в процесі.
Після цього, уважно відстежуйте прогрес, доки досягнете бажаних результатів і вони будуть стійкі. І нарешті, задокументуйте дії та внесіть необхідні зміни до існуючого стандарту (п.8).
Процес вирішення проблем безперервний. Кожна зміна тягне за собою нові проблеми і завжди потрібно бути готовим “їсти наступну частину вашого слона”. Застосовуючи підхід з використанням звіту А3, ви незабаром забудете, що спочатку це був лише документ. Підхід стане укоріненою практикою та ефективним інструментом зберігання та обміну досвідом у вашій компанії.
Коли застосовувати звіт А3?
Розглянемо особливості застосування методу вирішення проблем у форматі А3.
Невеликі проблеми
Для вирішення таких проблем формальні звіти А3 не потрібні, але його логіка просто потрібна. Дрібні можуть самостійно вирішити оператори чи члени робочої команди. Корінна причина очевидна, а контрзаходи не вимагають багато ресурсів. Вирішити таку проблему можна досить швидко і заповнювати звіт необов’язково. Але саму логіку потрібно використовувати для звички структуровано працювати із проблемою. Якщо весь персонал навчений Lean-практикам вирішення проблем, то 60-70 % проблем, що виникають, вони вирішуватимуть самостійно, оскільки більшість проблем саме такі.
Невеликі проблеми, що повторюються
Це ті самі невеликі проблеми, які вдалося ефективно вирішити з першого разу. Це відбувається тоді, коли персонал не зміг правильно визначити корінну причину або просто ніхто на їхньому рівні не розуміє корінної причини. Можливо, контрзаходи спрямовані на усунення симптомів, а не для корінних причин.
Для вирішення таких проблем потрібна додаткова підтримка. Це може вимагати таких ресурсів, як технічне обслуговування, додатковий інструмент або ширші повноваження щодо прийняття рішення. Проблеми, що повторюються, зазвичай становлять 15-20% від загального числа. Вони у зоні відповідальності лінійних керівників/лідерів груп і від, але вирішуються з участю операторів.
Значні проблеми
Як правило, такі проблеми виявляють не в місці їх виникнення, а у внутрішнього або зовнішнього споживача. Їхні наслідки досить серйозні: простої обладнання, дефекти якості або загроза безпеці. Для кожної проблеми необхідно оформляти звіт А3. Це системні проблеми, і їхня частка в загальній кількості становить 5-10%. Вони є сферою відповідальності керівників вищих рівнів, які вирішуються ними за підтримки лінійних менеджерів та робітників. При вирішенні таких проблем наявність документованого способу їх вирішення та стандарту з новим покращеним порядком дій — критично важливо! Працівники повинні знати, як виконувати роботу і що не відповідає стандарту.
Кожен інцидент, який вийшов за зону відповідальності власника процесу та потрапив на наступний рівень, вимагає негайної реакції та контрзаходів, щоб не допустити повторного виникнення цієї проблеми. Саме тут максимально ефективний звіт А3. Він допомагає керівникам чітко дотримуватись методології ефективного вирішення проблем і, що особливо важливо, зберігати отримані знання, щоб полегшити роботу співробітників над вирішенням подібних проблем згодом.
Вдосконалення стандартів
Це дії не рефлекторного, а запобіжного характеру. Тобто “підвищення планки”. Необхідність у них виникає, коли компанія не тільки забезпечує досягнення та підтримання існуючих стандартів, а й займається їх покращенням. Це “фігури вищого пілотажу”, створені задля створення превентивних інструментів “захисту від дурня”.
Резюме
Використання звіту А3 має бути зумовлене самим завданням, і не може бути вимогою, але знання його логіки та вміння використовувати цей інструмент є бажаним, якщо не обов’язковою умовою вдосконалення процесів на будь-якому рівні та в будь-якій діяльності. Ощадливе виробництво та аркуш паперу формату А3 можуть бути ідеальними помічниками у вирішенні проблем будь-якої компанії.
Розбір основних методик вирішення проблем, простих та складних, які ви зможете взяти на озброєння у вашій організації, ми розбираємо та практикуємо на спеціальному тренінгу – Практика системного застосування інструментів Problem Solving в організації
Бажаємо успіхів у підвищенні операційної ефективності!