Перш ніж перейти до практичних порад для успішної реалізації системи 5С, потрібно сказати про ті випадки, коли проекти розгортання 5С з високою ймовірністю не принесуть очікуваного результату. Ось вони:

— Проект 5С сприймається як самостійна ініціатива;
— Проект 5С розглядається як привід для наведення ладу за рахунок додаткового часу робітників і не має бюджету;
— Ставиться завдання реалізувати проект 5С на певний термін.

Наведення ладу, і все, на що орієнтована система 5С, тільки перший крок, хоч і є основою для всіх подальших дій зі створення Бережливого виробництва. Система 5С потрібна, але не самодостатня. Можливо, вона не вимагатиме значних фінансових вкладень, але вона дуже затратна за часом: важливо щоб усе, що передбачено 5С, стало звичним способом організації виробництва — звичкою, що прижилася. Формування стійких звичок займає значний час, потребує регулярності дій та сталості принципів. Становленню практик 5С допоможе проведення загального навчання, демонстрації системи 5С у дії та спілкування з персоналом підприємств, на яких вона вже функціонує.

Ось кілька важливих факторів, які впливають на успіх проекту з розгортання системи 5С на підприємстві:

• Визнання права кожного на помилку з одного боку, з другого — найжорсткіша реакція на бездіяльність і, тим більше, прихований саботаж. Формальні права та обмеження, що визначають можливості співробітників, цілі та методи їх досягнення, що використовуються, повинні бути описані на рівні політик компанії.
• Політика щодо підтримки системи 5С не може бути результативною ізольовано від інших політик підприємства (наприклад, забезпечення якісними матеріалами, комплектуючими та інструментами, своєчасний та якісний ремонт обладнання, підтримка ініціатив «знизу» та ін.). Якщо між політиками є протиріччя, вони повинні бути усунені.
• Безумовна впевненість у необхідності успішного розгортання системи 5С як вищого керівника, а й лінійних менеджерів з виробництва. Створюється така впевненість не гаслами чи домислами, а чіткою логікою та програмою проекту. Логіка повинна розкривати взаємозв’язок інструментів Ощадливого виробництва між собою та з системою 5С зокрема. План повинен відображати чітку та зрозумілу послідовність ініціатив та порядок використання інструментів.
• Скептицизм живиться завищеними очікуваннями і завданнями, що не мають реальних підстав бути виконаними. Наприклад, коли зіставляються очікувані бонуси від системи 5С та фінансування ініціативи щодо її впровадження. Каші з сокири не вийде. Реалізація проекту 5С з допомогою «внутрішніх резервів» чи «своїми силами» лише фікція. Резерви треба десь взяти, а сили в когось мають бути. Якщо чітко не відповісти звідки взяти і що візьметься, і як це відбуватиметься — чекайте на негативну реакцію персоналу. Проект 5С – це не суботник.
• Підприємство має попередньо оцінити майбутні витрати та вирішити, що і скільки воно готове виділити на проведення та підтримку системи 5С. Бюджет має бути сформований для підприємства загалом і кожного виробничого підрозділу. Звітність щодо витрачання бюджету та необхідність узгодження на вищому рівні витрат, що його перевищують, дисциплінує персонал.
• Особистий приклад та участь менеджерів усіх рівнів та керівництва є обов’язковим. Сталь лідера – “йди за мною”, але не “роби як сказано”. Тиск на робочі команди має бути виключено. Але звітність про результати є обов’язковою.
• Грошова винагорода – дієвий, але не найефективніший мотиватор. Гроші не стимулюють творчі дослідження, не є причиною натхнення та залучення. Справжній стимул — правильна громадська позиція, визнання успіхів безпосереднім керівництвом насамперед. Визнання заслуг та внеску на рівні підрозділів варто зробити основою мотивації у майбутній системі заохочень. Для менеджерів можна передбачити як винагороду участь у виїзних семінарах та спеціалізованих курсах для підвищення компетенцій.
• Ідеальним буде сприйняття персоналу системи 5С як комплексу процедур початку та закінчення робочої зміни.

Будь-які зміни викликають дискомфорт, хай і тимчасовий. У період старту потрібно жорстко контролювати регламенти та правила, роз’яснювати принципи та підказувати як робити правильно, швидко реагувати на питання та пропозиції робітників. Особливу увагу потрібно приділяти активності лінійних керівників та їх ставленню до системи 5С. Від них залежить ставлення робітників. Початок руху завжди вимагає великого докладання моменту сили, тому не залучайте PR службу, не буде зайвим і звернення до колективу перших осіб.

Правильно підберіть команду для розгортання системи 5С, здатну створити критичну активну лояльну масу до змін. Її члени повинні прагнути вчитися самі та навчати інших, просувати та підтримувати принципи Бережливого виробництва. Команда агентів змін становитиме 1-2% від загальної чисельності персоналу.

Маючи план розгортаючи системи 5С, необхідно передбачити систему контролю. Звітність за проектом має бути обов’язковою для всіх, “недоторканних” не повинно бути.
Необхідні зміни потрібні й у первинного навчання прийому працювати нових співробітників. Вони повинні чітко розуміти значущість системи 5С і знати вимоги, обов’язкові до виконання. Введіть практику аудитів 5С.

Розгортання системи 5С в пілотному проекті доцільно якщо скепсис в колективі великий. Але якщо керівництво має великий кредит довіри колективу – вперед, не гаючи часу на “пілоти”!