Важливим фактором на шляху до Бережливого Виробництва є дотримання підходу безперервного вдосконалення – Кайдзен. Кайдзен – це невеликі зміни, виробляючи які протягом тривалого часу ви вдосконалюєте процес. Невеликі проекти щодо вдосконалення називають кайдзен-бліц. Для успішної їх реалізації застосовують загальноприйнятий алгоритм дій:
1. Зберіть команду
Незалежно від того, наскільки добре хтось розуміється на певному процесі, команда, працюючи спільно, розбиратиметься в ньому краще. В ідеалі під час проведення кайден-бліц члени команди мають бути рівноправними. Але на практиці наявність лідера, який задає напрямок роботи, все ж таки не завадить. Група повинна складатися з керівників різних рівнів та виконавців, але її склад періодично змінюватиметься від проекту до проекту. Крім того, корисно залучати людей, які не знайомі з поточним процесом, оскільки вони будуть бачити його свіжим поглядом, а також людей з попередніх та наступних процесів, щоб не допустити випадкового усунення найважливіших кроків.
2. Вирішіть, якими процесами займатися
Лідер кайдзен групи несе відповідальність за вибір процесу, який потрібно покращити. Він повинен вислухати пропозиції та ґрунтуючись на попередньому аналізі потенційних вигод, вирішити, яким із процесів слід займатися далі.
3. «Пройдіться» за існуючим процесом
У призначений день команда повинна зібратися і ретельно «пройтися» по процесу. При цьому природний перебіг процесу порушуватися не повинен. Команда спостерігає за роботою кваліфікованого співробітника, який виконує свої звичайні обов’язки у цьому процесі. Команда може ставити питання працівникові під час спостереження або після завершення процесу (якщо під час роботи працівник не може відволікатися). Також корисно дати висловитися самому працівникові. Він стикається з процесом кожен день і добре знайомий з його потенційними та частими проблема.
4. Виміряйте показники процесу
Неможливо дізнатися, чи ви покращили процес, не вимірявши поточні показники. Таким чином, вимірювання процесу мають вирішальне значення перед внесенням змін.
5. Оцініть ідеї
Лідер приймає ідеї від усіх членів команди, а команда, своєю чергою, має обговорити кожну з цих ідей. Лідер повинен гарантувати повагу до кожної ідеї, незалежно від її автора. Команда ранжує ідеї та вибирає для реалізації найперспективніші.
6. Виміряйте отриманий результат
Після впровадження кайдзен змін важливо ще раз оцінити результати, щоб переконатися, що захід дійсно привів до поліпшення. Зміни заради самих змін безглузді.
7. Повторіть
Безперервне вдосконалення не закінчується ніколи. Команда може перейти до впровадження іншого рішення на наступному кайдзен-бліц, або неодноразово повертатися до початкового процесу. Найкращих результатів зазвичай вдається досягти, коли команда багаторазово повертається до того самого процесу, щоразу впроваджуючи поступові поліпшення. Але перед повторним покращенням процесу краще зачекати деякий час. Це дозволить встояти внесеним раніше змінам, а команда зможе подивитися на процес свіжим поглядом.
Безперервне вдосконалення призводить до зниження витрат, поліпшення якості та підвищення продуктивності. Сумарний вплив невеликих поліпшень грає не останню роль економії коштів підприємства міста і забезпечує основу безперервного вдосконалення.