Устройства связи приобрели широкое распространение, а использование информации стало быстрым, удобным, простым и бесплатным. Однако, в крупных организациях царит полный «хаос» в области коммуникаций.
Главная причина – несоответствие между выбранным каналом связи и содержанием сообщения. Уведомления располагаются вдоль линии срочности – от «Пожар в здании» до «В комнате отдыха остался торт».
Оптимальные средства связи в зависимости от сроков исполнения
Различия в сроках исполнения приводят нас к необходимости использовать различные средства связи. Так, в случае возникновения пожара используется пронзительный сигнал тревоги и объявление по громкоговорителю, а об остатках сладостей Вы узнаете из электронной рассылки. Вы точно не упустите из внимания первое уведомление, второе же остается на Ваше усмотрение. (Не смотря на то что встречаются люди, для которых лакомство и пожар одинаково важны, с точки зрения выживания, огонь – более актуальный вопрос).
В Бережливом производстве срочные оповещения запускают в действие выталкивающий механизм – сигнальную сирену (яркий пример выталкивающей системы – цветовые лампы андона. Суть заключается в том, когда работник нуждается в помощи – играет музыка и загораются огни), а для несрочных сообщений используется вытягивающая система – отправка сообщения через сервер.
Так это выглядит в идеале. На практике сотрудники игнорируют вопрос использования различных средств связи. Электронная почта — универсальный закрепившийся способ общения, который используется для любого уровня срочности. В результате наступает хаос.
Читайте eщё:
Карта потока создания ценности как инструмент улучшения деятельности
Решение проблем с помощью отчетов А3
Эффективное управление коммуникацией: Как избежать бессмысленных дублирований в бизнес-переписке
Человек устроен так, что подсознательно определяет электронную почту как вытягивающую систему. Отсюда возникает желание «подтолкнуть» ее, используя такие дублирующие методы, как телефонные звонки и частные беседы. Наверняка и Вам приходилось отправлять срочное сообщение по электронной почте, а затем звонить с вопросом: «Вы получили мое письмо?…», переживая, что оно будет утеряно в массиве информации. Или же направить электронное сообщение, а вскоре пойти и лично убедиться, что оно доставлено. Это не только выглядит безумно, но еще и отнимает Ваше время. Гораздо хуже, когда Вы теряете контроль над решением проблемы из-за утерянного сообщения.
Конечно, можно возразить, что решение проблемы кроется в своевременном просмотре сообщений, по мере их накопления. И созданные настольные оповещения для электронных писем могут облегчить задачу. Увы, этот аргумент не имеет смысла по следующим причинам:
- иногда приходится работать за чужим компьютером, или беседа по телефону настолько увлекает, что Вы пропускаете уведомление
- лечение хуже недуга: многочисленные исследования показали, что прерывание деятельности (или многозадачность) наносит вред производительности и качеству выполняемых работ
- рассматривать каждое входящее письмо бессмысленно, когда 99% из них являются несрочными
Поэтому самый простой вариант — подобрать нужный канал связи для выбранного сообщения. Зачем искать иголку в стогу сена электронной почты, когда можно ее просто не терять?
Четыре шага для эффективного управления коммуникацией в технологии ‘Выталкивания/Вытягивания
которые помогут избежать перекосов информации:
- Определите, какие средства коммуникации уже используются организацией (наверняка Ваши сотрудники используют гораздо больше каналов связи, чем Вы думаете).
- Выберите один — два «выталкивающих» канала для решения срочных вопросов. Вы можете воспользоваться технологиями (пейджеры, мобильные телефоны) или же — нет (личный контакт, мигалки).
- Проведите внутреннее совещание по вопросу экстренной ситуации и примите решение, используя выбранное средство связи.
- Изучите различные виды «вытягивающих» средств массовой информации для разгрузки электронной почты (например, Yammer или даже старые школьные доски).
Избежать несоответствий в полной мере не получится. Но создание протокола по выбору оптимального канала связи позволит снизить частоту этих несовпадений. Это приведет к более слаженной, быстрой и упорядоченной взаимосвязи персонала и развитию сотрудничества.