Пристрої зв’язку набули широкого поширення, а використання інформації стало швидким, зручним, простим та безкоштовним. Проте, у великих організаціях панує повний «хаос» у сфері комунікацій.
Головна причина – невідповідність між вибраним каналом зв’язку та змістом повідомлення. Повідомлення розміщуються вздовж лінії терміновості – від «Пожежа в будівлі» до «У кімнаті відпочинку залишився торт».
Відмінності в термінах виконання приводять нас до необхідності використати різні засоби зв’язку. Так, у разі виникнення пожежі використовується пронизливий сигнал тривоги та оголошення гучномовця, а про залишки солодощів Ви дізнаєтеся з електронної розсилки. Ви точно не упустите з уваги перше повідомлення, друге залишається на Ваш розсуд. (Не дивлячись на те що зустрічаються люди, для яких ласощі і пожежа однаково важливі, з точки зору виживання, вогонь – актуальніше питання).
В Ощадливому виробництві термінові сповіщення запускають в дію виштовхуючий механізм – сигнальну сирену (яскравий приклад виштовхуючої системи – колірні лампи андона. Суть полягає в тому, коли працівник потребує допомоги – грає музика і спалахують вогні), а для нетермінових повідомлень використовується витягаюча система – відправка повідомлення через сервер.
Так це виглядає в ідеалі. Насправді співробітники ігнорують питання використання різних засобів зв’язку. Електронна пошта – універсальний спосіб спілкування, що закріпився, який використовується для будь-якого рівня терміновості. В результаті настає хаос.
Читайте ще:
Карта потока создания ценности как инструмент улучшения деятельности
Вирішення проблем за допомогою звітів А3
Людина влаштована так, що підсвідомо визначає електронну пошту як систему, що витягує. Звідси виникає бажання «підштовхнути» її, використовуючи такі дублюючі методи, як телефонні дзвінки та приватні розмови. Напевно і Вам доводилося відправляти термінове повідомлення по електронній пошті, а потім дзвонити з питанням: “Ви отримали мій лист?.”., переживаючи, що воно буде загублено в масиві інформації. Або ж направити електронне повідомлення, а невдовзі піти і особисто переконатися, що його доставлено. Це не лише виглядає шалено, але ще і віднімає Ваш час. Набагато гірше, коли Ви втрачаєте контроль над вирішенням проблеми із-за загубленого повідомлення.
Звичайно, можна заперечити, що вирішення проблеми криється у своєчасному перегляді повідомлень у міру їх накопичення. І створені настільні сповіщення для електронних листів можуть полегшити завдання. На жаль, цей аргумент не має сенсу з таких причин:
- іноді доводиться працювати за чужим комп’ютером, або бесіда по телефону настільки захоплює, що Ви пропускаєте повідомлення
- лікування гірше недуги : численні дослідження показали, що переривання діяльності (чи багатозадачність) завдає шкоди продуктивності і якості виконуваних робіт
- розглядати кожен вхідний лист безглуздо, коли 99% є нестроковими
Тому найпростіший варіант – підібрати потрібний канал зв’язку для вибраного повідомлення. Навіщо шукати голку в копиці сіна електронної пошти, коли її можна просто не втрачати?
Нижче наведено чотири кроки, які допоможуть уникнути перекосів інформації в технології «Виштовхування/Витягування»:
- Визначте, які засоби комунікації вже використовуються організацією (напевно Ваші співробітники використовують значно більше каналів зв’язку, чим Ви думаєте).
- Виберіть один – два канали, що “виштовхують”, для вирішення термінових питань. Ви можете скористатися технологіями (пейджери, мобільні телефони) або ж – ні (особистий контакт, блималки).
- Проведіть внутрішню нараду щодо екстреної ситуації та ухваліть рішення, використовуючи обраний засіб зв’язку.
- Вивчіть різні види “витягаючих” засобів масової інформації для розвантаження електронної пошти (наприклад, Yammer або навіть старі шкільні дошки).
Уникнути невідповідностей повною мірою не вдасться. Але створення протоколу на вибір оптимального каналу зв’язку дозволить знизити частоту цих розбіжностей. Це призведе до більш злагодженого, швидкого та впорядкованого взаємозв’язку персоналу та розвитку співробітництва.