Процессы, процедуры и рабочие инструкции – в чем различия?

Сколько бы людей Вы не попросили объяснить разницу, скорее всего столько бы разных ответов и получили. А если добавить еще и «рабочую инструкцию»... Работая над совершенствованием бизнес процессов и процедур, необходимо определить их приоритетность. Легче всего разобраться в процессах и процедурах по уровню детализации информации. Процессы описываются без особой детализации и действуют в разрезе разных функций организации, в то время как процедуры содержат детальную информацию. По сути, все они, конечно, связаны между собой. Процедуры - это детализированные шаги процесса. Итак, в чем же основная разница между процессами, процедурами и рабочими инструкциями?

Процессы кросс-функциональны и определяют, что и кем сделано. Они обычно изображаются в виде таких диаграмм, как дерево принятия решений или диаграмма потока, где выполненная работа представлена в виде логически взаимосвязанных шагов или «действий». Про один из наиболее распространенных методов документирования процессов - картирование - Вы можете прочитать в нашей статье "Правила картирования процессов". Процессы должны всегда иметь начальное и конечное события, в последнем достигается определенный результат. Все процессы направлены на достижение результата, удовлетворяющего потребителя.

Характеристики процесса:
  • Кросс-функциональность
  • Начальное событие
  • Взаимосвязанные действия
  • Достижение определенного результата
  • Результат, удовлетворяющий потребителя.

Процедуры определяют, как выполнена работа. Обычно они документированы в виде последовательных шагов с детальным описанием того, как должна быть выполнена работа и кто ответственен за её выполнение.

Характеристики процедуры:
  • Письменные инструкции для дополнения действий процесса
  • Обычно написаны в виде шагов и действий с указанием ответственных должностей

Рабочая инструкция – это часть процедуры. Различия их в том, что рабочая инструкция обычно описывает как что-то делать для одной должности, а процедура может содержать инструкцию для нескольких разных должностей организации.

Характеристика рабочей инструкции:
  • Рабочая инструкция более детализирована
  • Обычно описана в виде шагов или действий.

Следующий вопрос:«Как следует их использовать?» Ответ прост: «Вместе» Процессы – отличное средство для быстрого отображения деятельности в легко понимаемой форме,  но низкий уровень детализации не позволяет персоналу пользоваться ими для выполнения каждодневной работы. В этом случае нужны процедуры.Так, персонал сможет видеть все составляющие процесса, пока им не понадобится более детальная информация для выполнения своей работы. Рабочая инструкция используется аналогичным образом, но в ней содержится информация о работе только одной должности. Хорошее описание процедур сводит на «нет» потребность в рабочей инструкции.