Що таке KPI?
Багато хто сприймає ключові показники ефективності (KPI) як набір показників для оцінки досягнення мети, стратегічної або операційної. Але визначення KPI (Key Performance Indicator) можна сформулювати інакше: вимірювані показники, за допомогою яких керівники упевняються, що діяльність розвивається в правильному напрямі, або допомагають легко ідентифікувати помилки і скоректувати курс. Іншими словами, без правильних KPI неможливий прогрес та системні покращення в організації.
Все досить просто на словах, але на практиці визначити, що буде правильним показником, досить складно. Крім того, зв’язок ключових показників зі стратегічними цілями в багатьох компаніях є неочевидним. Іноді навіть буває так, що гонитва за особистими KPI може шкодити досягненню стратегічної мети.
Яка функція у KPI як інструменту управління?
1. Ключові показники ефективності повинні фокусувати на стратегічній меті. KPI повинні давати чітке уявлення працівникові про його особистий вклад в досягнення мети організації, служити критерієм для розставляння пріоритетів в рішеннях стратегічного і операційного планування діяльності. KPI повинні фокусувати на основних завданнях і не розпиляти зусилля на другорядні дії.
2. KPI повинні надавати стимул та тонізувати персонал. Можливість перекладання відповідальності призводить до загальної безвідповідальності. Необхідно персоніфікувати внесок кожного та зробити цю інформацію доступною для колег та керівництва. Також, іноді важко зберігати завзятість в досягнення мети, якщо вона десь далеко. Тому, разом з KPI, орієнтованими на стратегічні цілі, мають бути і ті, що орієнтовані на операційні завдання. Досягнення близької і відчутної мети дозволяє залишатися в тонусі.
3. KPI повинні допомогти створювати організацію, що навчається. Вони повинні примушувати замислюватися про пропуски в знаннях і недоліку досвіду. Навчання має стати постійним системним процесом.
4. KPI повинні надавати оперативну оцінку поточного стану. Отримання оцінки в реальному часі дозволить своєчасно реагувати на зміни і приймати рішення вчасно, не чекаючи періодичної звітності.
Типові помилки щодо KPI
Плутанина KPI зі звичними показниками діяльності. Правильні показники ефективності відрізняються від звичних показників з фінансових звітів. Приміром, менеджмент британських авіаліній спочатку був сильно здивований рекомендаціями консалтингової компанії сфокусуватися на своєчасному прибутті/убуванні літака. Але результат перевершив усі очікування – пасажири задоволені, команди задоволені, втрати із-за штрафів зникли, основні фінансові показники виросли. У певному сенсі KPI спрямовано усунення причин, що призводять до погіршення звичних показників. Він глибший.
Занадто багато KPI. Для будь-якої одиниці виробничої системи не варто використати більше 10 показників. Інакше вони перетворюються на тонни інформації, в якій орієнтуватися неможливо.
Те, що не виміряно,то не піддається оцінці. Показники повинні бути легко виміряні, щоб персонал зміг бачити динаміку та оцінювати прогрес. Непрозорі KPI, яким не довіряють, є найсильнішим демотиватором.
Навчіться бачити крізь числа. Одна з найбільш поширених помилок – фокусування на числах, а не діях. Акцент на досягнутих значеннях може призвести до безглуздих, а часом просто шкідливих дій. KPI це не привід для самобичування, а спосіб знайти вирішення проблеми. Неправильне використання KPI не так збільшує ризик провалу, як зменшує шанси на успіх компанії. Пам’ятайте, що KPI — це лише інструмент, який допомагає вам формувати продуктивну культуру у вашій організації. Редактор тексту