Что вы видите, заходя в любой тренажёрный зал или спортивный клуб? Большое количество зеркал. И это неспроста. Зеркала выполняют важную функцию — помогают увидеть, правильно ли человек выполняет упражнение, то есть служат для оценки качества и безопасности выполнения упражнений. На самом деле зеркала — это средство визуального контроля: наблюдения за процессом и результатом.
Зайдя в офис, можно увидеть людей, скрючившихся над столом. То же самое можно наблюдать и на производстве. Как персонал или их руководитель могут определить, правильно ли они выполняют свою работу, той ли работой они заняты, которая важна? Как понять, что работа выполняется настолько хорошо, насколько возможно?
Отсутствие визуального контроля требует проведения регулярных отчётов и совещаний, отнимая время, которое можно было потратить на улучшения. Контроль — это потери. К тому же контролировать постфактум — всё равно что управлять автомобилем, глядя в зеркало заднего вида.
Роль зеркала для текущей оценки состояния дел в офисе и на производственной площадке призваны выполнять доски визуализации, или канбан-доски. Идея канбан-досок проста — визуализировать стадии выполнения задач и прогресс их выполнения. Таким образом, каждый может оценить скорость и объём выполнения конкретной задачи или нескольких сразу. Их можно использовать для простых задач и для сложных проектов. Они будут отличаться степенью детализации и количеством элементов.
Канбан-доски и визуальное управление в Lean
Kanban board, или канбан-доска, — инструмент визуализации, позволяющий оптимизировать и контролировать выполнение работы. Визуализация рабочего процесса, потока или проекта с помощью канбан-доски обеспечивает:
— фокусирование внимания на важных этапах работы, а также на существующих проблемах;
— быструю оценку текущего состояния дел;
— согласованность действий;
— повышение скорости и результативности.
Визуализация всех этапов и элементов в одном месте, на доске, сводит к минимуму время, затрачиваемое на составление и обработку отчётности, а также время, затрачиваемое на регулярные совещания. Цель Канбан — ограничить (сократить) объём незавершённой работы в процессе или потоке до уровня, соответствующего возможностям. То есть оптимизировать информационный трафик.
Пример доски визуализации показан на рисунке ниже. По горизонтали отражаются стадии работы (конкретного процесса, потока или проекта): сделать, делаем и сделано. Это очень близко к циклу PDCA. Более сложное представление просто повышает степень детализации. Канбан-системы просты по конструкции и гибки по своей природе.
Элементы Канбан-доски
Основные элементы и зоны доски визуализации таковы:
- Столбцы — представляют конкретные шаги процесса.
- Дополнительные столбцы (подстолбцы) позволяют точно передать алгоритм конкретной работы. Например, последовательность операций в процессе.
- Карточки — представляют рабочие элементы, проходящие через процесс.
Каждый столбец отражает этап процесса. Столбцы располагаются в логической последовательности работ слева направо, начиная с «СДЕЛАТЬ» и заканчивая «СДЕЛАНО». Детализируя этап «СДЕЛАТЬ», можно разделить его на «Задачи с высоким приоритетом» и «Без приоритета». Этап «ДЕЛАЕМ» можно разбить на планирование, разработку, тестирование, запуск и т. д. А этап «СДЕЛАНО» — на «готово к отгрузке» и «отгружено».
Горизонтальные линии, строки, могут использоваться для представления нескольких проектов с одинаковой последовательностью этапов, которые реализуются одновременно в команде или организации. Это позволит управлять несколькими проектами в одном месте, при этом различая прогресс по каждому проекту.
Лицевая сторона карточки содержит всё, что помогает понять и идентифицировать работу и отвечает на вопросы что, кто и когда (название работы, исполнитель и дата выполнения). Оборотная сторона содержит информацию о подробностях работы (непосредственное её описание или ссылки на документы о том, как её выполнить и каким должен быть результат). Цвет и форму карточек используют для визуального отличия.
Правила Канбан
Важно правильно определить лимиты по количеству карточек, находящихся одновременно в одном столбце или строке. Эти лимиты устанавливаются исходя из возможностей выполнять задачи в установленные сроки. Иногда баланс между желаемым и возможным удаётся найти не сразу; придётся чётко определить время и ресурсы для выполнения каждой задачи. Повторяющаяся работа должна быть стандартизирована, то есть иметь СОП.
При организации канбан-досок стоит учитывать, что когда вы делаете материальную продукцию, вы можете увидеть весь поток производства, отдельный процесс и каждую операцию. Например, на сборочной линии. Если в такой системе есть узкое место, где накапливается работа, вы сразу понимаете, где искать проблему. Но когда ваша работа неосязаема (услуги, разработка программного обеспечения, маркетинговый проект), сами процессы и узкие места в них менее очевидны.
При использовании досок Канбан придерживайтесь следующих правил:
- Ограничьте количество незавершённых задач (WIP, работа в процессе). То есть не добавляйте новые задачи, пока не сделаны существующие. Чем меньше WIP, тем быстрее будет продвижение задач и тем более сбалансированной будет вся система (поток).
- Достаточно детально визуализируйте процессы. Каждая задача должна быть на доске, а её статус должен своевременно обновляться.
- Фокусируйтесь на незавершённых задачах. Разберитесь с причинами их «зависания».
- Работайте над оптимизацией и улучшениями непрерывно. Например, канбан-доска прижилась у вас как средство ежедневного управления и достигнут баланс в рабочей нагрузке. Начиная с этого момента, наблюдайте за системой и думайте над тем, что ещё можно улучшить. Улучшения делайте в порядке приоритета: проще, быстрее, лучше и дешевле, то есть «проще» имеет более высокий приоритет, чем «дешевле».
- Работайте над улучшениями в команде и уважайте мнение всех её членов.
Доска визуального контроля позволяет увидеть состояние дел в любое время любому сотруднику. Таким образом, информационный поток становится лучше, и можно сократить время совещаний до разумного минимума. Кроме того, в большинстве компаний контроль информационного потока — больное место. Информация теряется. И важным преимуществом досок визуального контроля является улучшение информационного потока.
Но для того чтобы действительно приносить пользу, доска визуализации должна быть читаемой и предельно простой в использовании. Также важно определиться со степенью детализации — работа должна быть разбита на такие задачи, чтобы был заметен ежедневный прогресс, иначе доска потеряет свою ценность. В некоторых компаниях канбан-доски не приживаются. Обычно это происходит из-за низкой заинтересованности руководителя в таком инструменте управления. Поэтому и персонал теряет к нему интерес, считая это пустой тратой времени. Проверить, насколько эффективна доска визуального контроля, очень просто. Достаточно подвести к ней человека со стороны. Если он поймёт то, о чём должна информировать доска, без дополнительных пояснений — цель достигнута.
Визуальное управление — это отличный способ сделать процессы компании видимыми, чтобы быстро оценить безопасность, скорость и качество работы; сплотить людей вокруг ясных целей и, внося необходимые корректировки, вместе двигаться к совершенству.
Визуальное управление в бережливом производстве
«Используй визуальный контроль, чтобы ни одна проблема не осталась незамеченной» — один из постулатов менеджмента компании Toyota. Действительно, проблемы легче устранять, когда они на виду. Под визуальным управлением понимают расположение всех инструментов, деталей, стадий производства и информации о результативности работы организации так, чтобы они были хорошо видны и чтобы любой участник процесса с первого взгляда мог оценить состояние системы.
Следует отметить, что канбан-доски являются лишь одним из инструментов визуального управления, которое начинается с организации работы по системе 5С — первого и основного шага к бережливому производству. Его можно сделать без помощи экспертов самостоятельно. Воспользуйтесь для этого нашим видеокурсом Система 5С. Визуальное управление производством.
