1. Визначення сфери проєкту
Успішна реалізація проєкту з впровадження системи управління обслуговуванням обладнання приводить до відмінних результатів. Спочатку необхідно визначитися з видом системи управління та з областю її застосування. Що саме Ви хочете від цієї системи? Що для Вашого бізнесу на цей момент є найважливішим: оснащення, профілактичне обслуговування? Як Ви бачите використання у Вашій компанії системи управління обслуговуванням обладнання через два або навіть п’ять років? Чи буде вона взаємодіяти з іншими системами?
2. Надійна підтримка керівництва
Зазвичай керівництво не має чіткого уявлення про системи загального управління обслуговуванням обладнання і про те, які ресурси повинні бути залучені до проєкту. Крім вартості програмного забезпечення, яке полегшить роботу системи, підприємство понесе поточні витрати на технічне обслуговування, навчання, збір і введення даних. Че лише деякі з можливих статей витрат. Для надання вищому керівництву повної інформації про часові рамки та бюджет Вашого проєкту, переконайтеся, що всі витрати включені до його вартості. Це допоможе Вам заручитися повною підтримкою керівництва.
3. Планування проєкту
Продумайте реалізацію проєкту від початку до кінця. Які основні аспекти? Визначте, хто втроваджуватииме систему загального управління обслуговуванням обладнання, хто збиратиме дані і які саме дані необхідно зібрати. З’ясуйте, які системи нумерації деталей та ідентифікації обладнання функціонують на підприємстві, за якою схемою розміщується обладнання, за якими схемами нараховується оплата трудових і матеріальних ресурсів. На стадії планування визначтесь з кодовими таблицями, такими як вид і статус виконання наказів на роботи, примітки щодо завершення робіт. Таке первинне планування допоможе зменшити кількість помилок у подальшому.
4. Підготовка до змін
Не розраховуйте, що всі співробітники з радістю сприймуть впровадження системи управління обслуговуванням обладнання. У цій системі співробітники можуть бачити загрозу своєму подальшому працевлаштуванню, а працівники бояться всього, що може позбавити їх робочого місця. Для залучення персоналу потрібно зібрати всіх співробітників, опублікувати інформаційні замітки про зміни та провести роз’яснювальну бесіду. Загалом необхідно правильно провести роботу з управління опором персоналу. У результаті працівники візьмуть участь у проєкті і будуть раді позитивним змінам від втровадження цієї системи.
Які шкоди в процесі збору та обробки даних можуть виявити працівники, які займаються технічним обслуговуванням? Чи є працівники, які опираються змінам? Один працівник, який зараз виступає проти змін, потім може стати причиною непотрібних перешкод. Негативний настрій може призвести до невдачі. Отримайте загальну підтримку.
5. Навчання
Система управління загального обслуговування обладнання — це складний комплекс заходів, який потребуватиме навчання всіх задіяних у ньому співробітників. Ставтеся відповідально до навчання. Навчання співробітників основам системи управління обслуговуванням обладнання та роботі з програмним забезпеченням є одним із найважливіших факторів успішної реалізації проєкту. Вибір способу впровадження системи управління обслуговуванням обладнання залишається за кожним конкретним підприємством. Ваші співробітники повинні проходити навчання відповідно до вибраної Вами системи. Велике значення в цих проєктах має використовувана термінологія. Обговорення значення таких термінів, як «лампочка», «джерело світла» і «компактна люмінесцентна лампа» може здатися марною тратою часу. Однак нехтування питаннями термінології може послугувати причиною виникнення багатьох помилок. У навчанні будуть потребувати і новоприбулі співробітники. Також важливі й терміни навчання. Навчання повинно проводитися якомога ближче до строку фактичного втровадження системи.
6. Збір даних
Збір усіх необхідних даних для роботи системи, як правило, є найбільшою проблемою будь-якого проєкту. В основному, збір усіх даних займає від 6 до 12 місяців роботи. Визначення того, які дані потрібно зібрати (моделі обладнання, серійні номери, вартість, інформація про гарантію, постачання і періодичність профілактики, відомості про деталі) і як ці дані будуть зібрані, є ключовим компонентом Вашого плану.
7. Введення та обробка даних
Для підтримання та забезпечення впровадження цих систем підприємства часто використовують спеціальне Програмне Забезпечення — CMMS (від англ. Computerized Maintenance Management System). Ви вже розпланували впровадження системи обслуговування обладнання і зібрали необхідні дані. Настуупним важливим завданням є введення даних у CMMS та подальша їх обробка. Наявність чіткого плану щодо обробки даних у системі дозволить у майбутньому мінімізувати кількість помилок. Первинне введення всіх зібраних даних у програмне забезпечення являє собою величезний обсяг роботи. Хто виконуватитиме цю роботу? Є декілька варіантів: зовнішні підрядники, наявні або тимчасово наймані співробітники. На щастя, реалізовувати цей етап потрібно лише один раз.
Далі Ви повинні визначити найкращий спосіб введення в систему необхідної щоденної інформації. Чи буде помічник керівника вводити всі виконані наряди на роботи наприкінці дня, чи кожен слюсар-ремонтник вводитиме свої? Розгляньте плюси і мінуси кожного варіанта для Вашої конкретної ситуації.
8. Визначення звітності та аналіз можливостей
Будьте вибіркові. Робота з чотирма або п’яттю ефективними і корисними звітами набагато продуктивніша, ніж наявність сотні звітів, які ніхто не буде використовувати. Подумайте над тим, хто щодня аналізуватиме ці звіти. Які рішення прийматимуться на основі їх аналізу? Ще до налаштування системи визначтесь, яку роботу вона повинна виконувати. Відповідно до цього й формуйте звітність. Також переконайтеся, що Ваші звіти мають як короткостроковий, так і довгостроковий характер.
9. План перевірки виконання та безперервне вдосконалення
Для підвищення ефективності системи управління обслуговуванням обладнання переконайтеся, що ви повністю знаєте функціональність вибраного програмного забезпечення та сплануйте шляхи полепшення його використання в майбутньому. Впровадження цього проєкту дає Вам можливість відстежувати величезну кількість даних. Хтось відстежує ці дані? Як Ви можете виявляти тенденції, аналізувати інформацію і вживати коригувальних заходів. Наприклад, чи є збої з конкретною одиницею обладнання або її деталлю? Програмне забезпечення дозволить Вам визначити, чому відбуваються ці збої. Постійно чи Ви контролюєте і вдосконалюєте технічне обслуговування обладнання?
10. Використовуйте всі можливі переваги системи
Система управління обслуговуванням обладнання дозволяє автоматизувати багато процесів, сформувати єдиний інформаційний простір з обліку обладнання та його стану, оптимізувати запаси матеріалів та запасних частин тощо.
При впровадженні цієї системи необхідно переконатися, що ви володієте максимально можливим обсягом знань про її переваги. Також скористайтеся всім, що пропонує CMMS. Деякі CMMS дозволяють додавати до своїх звітів різні документи (текстові редактори, PDF, скановані копії, цифрові фотографії, аудіо, відео або веб-посилання). Це допоможе Вам ефективніше працювати з технічною експертизою та інформацією про обладнання. Наприклад, на поверсі працює єдиний слюсар-ремонтник, який може відремонтувати певну машину. Коли він йде, документи, додані до системи CMMS, складали інформацію про те, як він це робив. Вбудовані інструменти також зручні для додавання PDF-версії вихідного керівництва, навчальних посібників та інших матеріалів, які є лише в паперовому варіанті і легко можуть загубитися.
