Назва. Завжди пишіть назву, щоб пояснити, про що ваш процес.
Формат назви. Назва має бути у форматі «дієслово + іменник». Наприклад, “оформити замовлення на поставку”, “задокументувати бізнес-процес”, “побудувати карту процесу”. Якщо «перевернути» назву, ви отримуєте вихід процесу, то назва складена правильно: “замовлення на поставку оформлено”, “бізнес-процес задокументовано”, “карта процесу побудована”.
Вихід процесу, що відповідає вимогам замовника. Кожен процес має містити вихід, який задовольняє вимоги замовника, тобто що саме процес робить для замовника?
Власник процесу. Хто відповідальний за процес і його виходи?
Рівні. Вивчення верхнього рівня процесу без знання елементарних робіт — це марна трата часу. Зазвичай рівні робіт відносять до так званого «рівня 3». Але для практичного вивчення процесу слід починати саме з нього.
Роботи. Назва робіт має бути у формі «дієслово — іменник»: Ввести дані замовлення на поставку, Прочитати методичні рекомендації Visio.
Ролі. Якщо ви починаєте говорити про відділи або філії, значить, ви взяли занадто високий рівень і маєте розібратися, хто що робить.
Старт. У кожного процесу має бути точка початку. їх може бути кілька. зазвичай процес починає (або закінчує) споживач.
Інструменти. Визначте все, що потрібно для виконання роботи, наприклад, форми тощо.
Системи. Визначте, які використовуються системи, автоматизовані вони чи потребують ручного введення.
Блоки. Щоб відобразити гарну карту процесу, вам потрібні блоки початку, кінця, робіт і ухвалення рішень. Не потрібно вибирати незрозумілі блоки, які ніхто не впізнає.
Аудиторія. Подумайте, хто має відображатися на карті. Перевірте себе: будь-який учасник процесу має подивитися на карту і зрозуміти її.
Потік. Ви маєте побудувати логічну послідовність процесу.
Петлі. Ставте собі запитання: «А що якщо вона піде не так?» для кожної роботи. Якщо робота піде не так, які будуть наслідки і коли повертається процес?
Поширені помилки:
- Виключення клієнта з карти.
- Використання абревіатур або жаргонних слів.
- Використання блоків, що позначають роботу, для початкової та кінцевої точок процесу.
- Велика кількість приміток. Робіть акцент на розумінні карти процесу.
- Створення «swim lane» для систем або інших базових елементів, які не є виконавцями.
- Документування лише «позитивного сценарію», коли все йде добре. Документуйте всі можливі варіанти, інакше можете втратити ключову інформацію.
- Велика кількість перехресних ліній. Як показує практика, ключовий елемент у розумінні діаграми — це довжина лінії, а не її перетин з іншою лінією.
- Невикористання кольорів. Кольори допомагають швидко створити легко відрізняні категорії карти процесу.
Для отримання практичних навичок побудови карт потоку створення цінності ми розробили тренінг “Оптимізація виробничих процесів за допомогою карт потоку створення цінності”.
