Управління в стилі Кайдзен – Toyota Kata
Як зазвичай розглядають трансформацію до ощадливого виробництва? Використання інструментів 5С та візуального управління, стандартизації, управління за ключовими показниками ефективності? Чи доводилося Вам коли-небудь бачити компанії, в яких все це практикується, але назвати все це Ощадливим виробництвом можна з великою натяжкою? На жаль, таких прикладів у всьому світі значно більше, ніж дійсних трансформацій.
Перераховані вище інструменти Lean, безумовно, важливі, але вони лише «вершина айсберга» – її видима частина (те, що можна ефективно і швидко скопіювати). Чого ж бракує? Що становить ту невидиму «підводну частину», що забезпечує ефективне застосування інструментів? Назвемо цю «підводну частину» стилем управління чи здатністю лідерів реагувати на проблему, усувати причини появи проблем, діяти проактивно, вести за собою підлеглих. Швидкість реакції, підхід до вирішення проблеми, напрям і здатність до мислення – це складові стилю управління. Для цього необхідно домогтися практики Кайдзен у щоденних рутинах усіх керівників, які далі транслюють своєю поведінкою ці практики по всій організації.
Чому це важливо? Тому що лінійні менеджери – це головні учасники та зберігачі культури будь-якої організації. Кожне слово та дія, яку вони вчиняють, повідомляє про принципи управління. І тут формується саме той управлінський контекст (сприятливе середовище), що дозволяє досягати цілей трансформації.
Чому ж допускають такий очевидний недогляд? Насамперед через те, що дії та думки лінійних керівників дуже складно виділити як якийсь інструмент або скопіювати як повсякденну практику. Навіть у Тойота такі підходи не виділяють як формальну частину, вони просто це роблять за звичкою. І передача навичок від досвідчених менеджерів до новачків відбувається майже непомітно, в результаті копіювання навичок поведінкових і рутинного систематичного повторення фірмового стилю управління Тойота. І головна проблема: як це впровадити у компаніях, у яких такої практики не існує?
Дослідники Мічиганського Університету спробували відповісти на це запитання. Щоб зрозуміти, що відбувається в «підводній частині айсберга», вони досліджували рутину роботи менеджерів Toyota і назвали таку щоденну практику — Ката Toyota. Ката – це вправа в карате, виконанням якого багато разів досягається вершина майстерності. Отже, потрапляючи у бойову ситуацію, тіло працює «само» з урахуванням рефлексів, вироблених багаторазовим повторенням вправ. Як і в бойових мистецтвах, техніка менеджменту будується на виробленні правильних навичок. Термін «Тойота Ката» відноситься як до практики вдосконалення процесівКата Вдосконалення або Improvement Kata — техніка навчального), так і до техніки наставництва (Ката Наставника або Coaching Kata — техника навчального).
Ката Вдосконалення розвиває стиль мислення, бачення необхідності змін та методів досягнення поставлених завдань. Вона застосовується для поліпшення, або навіть трансформації процесів, але це не зовсім те, що цикл Демінга — PDCA . Це практика Кайзен, спрямовану не просто усунення втрат, а вирішує довгострокові великі завдання. Кожен лінійний менеджер, який освоює техніку Ката Удосконалення, має наставника, який вчить його застосовувати Ката Удосконалення. Наставник використовує Ката Наставника. Навчання проходить три етапи:
Етап 1. Усвідомлення, як правильно виконувати Ката Вдосконалення;
Етап 2. Здатність зробити це правильно;
Етап 3. Здатність навчати набутим навичкам.
Перш ніж стати ментором, який практикує «Ката Наставника», менеджер має повністю оволодіти досконало навичками з першого етапу та компетентно практикувати навички другого. І це природно. Адже тільки повне оволодіння технікою вдосконалення процесів розвиває здібності менеджера передавати учням логіку його виконання — досвід (етап 3).
П’ять питань, обов’язкових для побудови діалогу під час виконання «Ката Наставника»:
Ці питання є базою для застосування «Ката Наставника». Запитання йдуть у чітко заданій послідовності. Чим краще визначено відповідь на перше запитання, тим кращі шанси відповіді на другий питання тощо. Дуже важливо навчитися виконувати один крок за раз, але при цьому наголошувати в напрямку наступного питання. Ця послідовність допомагає практикувати процес поліпшень. Ці питання застосовуються у будь-якій ситуації, чи це рівень вищого керівництва чи окремого робочого процесу.
На відповідному тренінгу “Стандартні дії керівника. Ката лідера Тойота” ми пояснюємо, чому реальна трансформація означає зміну стилю управління, як забезпечити нові звички, використовуючи Ката Удосконалення та Ката Наставника, в чому полягають особливості роботи з цими інструментами. Toйота Ката – це спосіб створення стійких звичок для безперервного вдосконалення на всіх рівнях організації.