Всегда пишите название, чтобы объяснить, о чем ваш процесс.
Название должно быть в формате «глагол + имя существительное». Например, «оформить заказ на поставку», «задокументировать бизнес процесс», «построить карту процесса». Если «перевернув» название, Вы получаете выход процесса, то название составлено правильно: «заказ на поставку оформлен», «бизнес процесс задокументирован», «карта процесса построена».
Каждый процесс должен содержать выход, который удовлетворяет требованиям заказчика, т.е. что именно процесс делает для заказчика?
Кто ответственен за процесс и его выходы?
Изучение верхнего уровня процесса без знания элементарных работ – это пустая трата времени. Обычно уровни работ относят к так называемому «уровню 3». Но для практического изучения процесса следует начинать именно с него.
Название работ должно быть в форме «глагол – имя существительное»: Ввести данные заказа на поставку, Прочитать методические рекомендации Visio.
. Если Вы начинаете говорить об отделах или филиалах, значит, Вы взяли слишком высокий уровень и должны разобраться, кто что делает.
. У каждого процесса должна быть точка начала. Их может быть несколько. Обычно процесс начинает (или заканчивает) потребитель.
. Определите все, что нужно для выполнения работы, например, формы и т.д.
. Определите, какие используются системы, автоматизированы ли они или требуют ручного ввода.
Чтобы отобразить хорошую карту процессу, Вам нужны блоки начала, конца, работ и принятия решений. Не нужно выбирать непонятные блоки, которые никто не узнает.
Подумайте, кто должен отображаться на карте. Проверьте себя: любой участник процесса должен посмотреть на карту и понять ее.
Вы должны построить логическую последовательность процесса.
Задавайте себе вопрос: «Что если она пойдет не так?» для каждой работы. Если работа пойдет не так, какие будут последствия и куда возвращается процесс?
Распространенные ошибки:
- Исключение клиента из карты.
- Использование аббревиатур или жаргонных слов.
- Использование блоков, обозначающих работу, для начальной и конечной точек процесса.
- Большое количество примечаний. Делайте акцент на понимании карты процесса.
- Создание «swim lane» для систем или других базовых элементов, которые не являются исполнителями.
- Документирование только «позитивного сценария», когда все идет хорошо. Документируйте все возможные варианты, иначе можете пропустить ключевую информацию.
- Большое количество перекрестных линий. Как показывает практика, ключевой элемент в понимании диаграммы – это длина линии, а не пересечение ее другой линией.
- Неиспользование цветов. Цвета помогают быстро создать легко различимые категории карты процесса.
Для получения практических навыков построения карт потока создания ценности мы разработали тренинг «Оптимизация производственных процессов с помощью карт потока создания ценности».